Гант - вашият помощник в планирането. Какво е диаграма на Гант, и как да го направя?

Графика на Гант (Gantt на Графика Circle диаграмата) - един от най-популярните инструменти, за да илюстрира график в управлението на проекти.

Какво е това?

От графиката на Гант е предназначен за илюстрация на различните етапи на работа в областта на малките и средни предприятия. Визуално представя един прост набор от ленти, състоящи се от две основни оси: МВР и време. Всеки период се дължи на определена задача, която трябва да се извърши.

В диаграмата, в допълнение към основна единица може да представлява специален допълнителна колона показваща процента на работата. Бележки - Важни събития - използва се, за да изберете две или повече задачи и демонстрират последователността на тяхното изпълнение.

Диаграма на Гант е един вид стандарт в областта на управлението на проекти, тя е с негова помощ е възможно да се покаже ефективността на структурата на всички фази на проекта ясно.

Какво е диаграмата на Гант?

Предвид факта, че повечето от хората, е графиката, графиката дава възможност да се реши един от основните задачи и да се покаже на персонала на това, което би трябвало да работи, какви ресурси се използват в процеса и скоростта, с която да изпълнява определени задачи. Цялата информация се доставя в компресиран формат, без използването на сложни таблици и огромно количество текст. В този случай, същността е ясен и разбираем за всички, без изключение, на участниците в проекта.

Използване на графиката опростява управлението на проекти и малък мащаб дава възможност да се държи винаги служители под контрол.

Историята на първата графика

Първият формата на графиката е разработен и тестван от Хенри Л. Гант в началото на ХХ век. Учен нае да управлява строителството на кораби за използване в Първата световна война. Специален график му позволява да координира работата на няколко инженери, контролиране на задачите в рамките на определен срок. Гант се стартира директно от прехвърлянето на всички необходими задачи и планиране в съответствие с наличните ресурси.

Важна стъпка беше демонстрацията на зависимостта на един от другите задачи. В допълнение, Gant избрана за всеки отделен период от време, по време на която той трябваше да завърши определен вид дейност, посочи кой и какво ще бъде постигнато с оглед на времето, отделено за проекта.

Изграждане на диаграма на Гант се извършва с помощта на вертикалната ос, представляваща различни задачи, както и хоризонтално, което представлява времето.

Диаграма на Гант в съвременния свят

Този метод планиране не губи значение и до днес, тъй като ви позволява да се осигури графично представяне на плана за производство, улеснява наблюдението на напредъка при изпълнението на задачи. Диаграма на Гант стана толкова мощен аналитичен инструмент, който е почти 100 години не претърпи никакви промени. Само в 90-те години на миналия век, с оглед по-подробно описание на връзката в своите комуникационни линии са въведени между различни задачи:

• "Finish старт" - в смисъл не може да започне, докато завършването на действие А;
• "Старт-финалната" - Действието не може да започне, докато действието не започне А;
• "Старт-старт" - действия започват не по-рано от тази на А;
• "Край до край" - Действието трябва да приключи не по-рано от крайния ефект от А.

Има известни доказателства, че графиката на Гант, използвани в изграждането на такава огромна инженерни работи като Хувър Дам (Лас Вегас, 1939) и магистрала система Айзенхауер (което включва повечето от най-големите градове в САЩ).

Инструкции: как да се изгради на диаграма на Гант в 5 стъпки?

След това ще разгледаме правилата за построяване на диаграма на Гант и се опитват да го създадете сами в приложението за електронни таблици Microsoft Excel.

Стъпка 1: Събиране на данни

С цел да се направи графика, имаме нужда от следната информация:

• координати на всички групи от данни (следователно трябва да започне всеки от колони);
• името на всеки етап;
• продължителността на всеки етап.

За удобство, ние ги въведете директно в съответното поле в таблицата. След като сте въвели цялата необходима информация, можете да започнете да създавате самата диаграма.

Важно: Уверете се, че всички форматите за данни са определени правилно: по-специално, това се отнася дати.

Етап 2: Получаване на оформлението

Така че, ние знаем, с цел планиране и ключови данни, въз основа на които ще се изгражда график. Сега в прозореца на електронна таблица, трябва да отидете в секцията "Insert -> Графика" и след това щракнете върху елемента "Управлявана". Това, което трябва да не е най-обичайните, но с натрупването, тъй като само той е предвидено втори набор от данни, която в този случай ще е основният.

Стъпка 3. изтрие всички ненужни

За да направите това, програмата предоставя специални инструменти. На графиката, която се появява на екрана, трябва да почистите мишката върху синята лента, щракнете с десния бутон и изберете "Формат Серия данни" от менюто. Той ще се покаже прозорец, където трябва да отидете на "Fill" опцията и изберете "No Fill". След това, на графиката ще изглежда по следния начин:

Стъпка 4. щрихи

Тъй като, по подразбиране, всички данни в тази графика са подредени в ред отдолу нагоре, ние трябва да го променят леко. За да направите това, ние щракнете с десния бутон на мишката върху оста на категория (тази до къде сме видите списък на работните места), отидете в прозореца "Format Axis". Веднага отвори желания бутон за нас - "параметрите на ос". Поставете отметка в квадратчето "Показване на лентата за една от категориите." В действителност, на диаграмата на Гант е готов, остава само няколко полезни неща.

Етап 5: Форматиране

Така че, ние продължаваме да работим по график. Както можете да видите, че изглежда все още домашен, а сега ние ще го оправя с помощта на настолни процесори:

1. Плъзнете диаграма до желания размер, като се използват стрелките в горния десен ъгъл.
2. Изберете всички дати, посочени в таблицата, кликнете върху шатрата, щракнете с десния бутон и отидете на "Формат yacheek-> Брой". Този раздел представя основните числени формати, с които ние работим. За етикета не съответства на един на друг, ние ви препоръчваме да изберете по-кратка версия на записа. След това отново щракнете с десния бутон върху оста с датите на графиката, изберете "Format Axis -> Number" и поставете отметка в непосредствена близост до точка "съобщението с източника."
3. Изберете легендата (вижте "Дата" и "Продължителност" вдясно) и натиснете клавиша за изтриване на клавиатурата.
4. Отворете "Format Axis -> Settings" и определя минималните и максимални стойности (ние създадохме 15 декември, тъй като е понеделник, а на 3 януари). Тук могат да определят цената на основните подразделения (полезно в случаите, когато, например, работа по проекта ще продължи в продължение на няколко седмици или месеци). В нашия случай това е по-удобно да напусне стойността по подразбиране (2.0).

Малко експериментиране с форматиране - и това е, което красота имаме в края на краищата. Преди да - за завършен Гант диаграма. Примерът, който сме дали, разбира се, е много проста - но това е достатъчно, за да се разбере същността на този метод на планиране и прилагане на процеса на изпълнение на определени задачи.

Други програми за създаване на графики

Разбира се, има много други, по-сложни програми, за да се улесни управлението на проекти. Гант всякаква сложност могат лесно да бъдат изградени с помощта на приложения като:

• SchedRoll;
• Гант Designer;
• Mindjet JCVGantt Pro;
• Microsoft Project, както и много други.

В допълнение, има редица онлайн услуги, които предоставят на потребителите си възможност да се планира не само тяхната дейност, но също така и да получават редовни доклади за текущото състояние на е-мейл уведомление за задачи. Въпреки това, никой не може да отрече факта, че поверителността на данните, съхранявани в мрежата е в риск, както и стационарни софтуер, инсталиран директно на компютъра на потребителя, като правило, има много по-широка функционалност и надеждна работа.

Предимства и недостатъци на метода

Накрая си струва да се разгледа по-подробно основните предимства и недостатъци на този метод на планиране и управление.

Основното предимство е несъмнено графично представяне на материала. Като правило, бизнес удобни за работа с диаграми на Гант - те искали да могат да се определят ясно и маркирайте етапи на проекта. Благодарение на представянето на работни места под формата на различни цветни ивици всички членове на екипа са буквално с един поглед на техните задачи.

Трябва също да се отбележи, че диаграми на Гант са чудесно представяне инструмент, който е в състояние да демонстрира основните приоритети на проекта. Това означава, че веднага след като управляващата предприятието разпредели и разпространение на всички налични ресурси, екипът веднага научава за него и следвайте инструкциите. Този имот диаграма на Гант е изключително полезен за висши мениджъри - да го използвате, може да бъде много по-лесно да се разработи подробен, сбит доклад за състоянието на изпълнението на различни проекти.

Въпреки това, както при всеки друг метод за планиране, в диаграмата на Гант има и своите недостатъци. Един от тях - един зависимости. Доста често, в хода на представянето на проекти от лидерите е необходимо, за да покаже някои от тези работни места са свързани един с друг. За съжаление, формата на самата графиката не позволява това. За да се избегне това ограничение, мениджърите прибягват до различни трикове: например, се добавя към графика на специални вертикални линии, които показват основните зависимости. Все пак, това е само временно решение, не може да предава информацията в своята цялост.

Друг недостатък на диаграми на Гант може да се нарече техен липса на гъвкавост. Днес проекти не са статични - те постоянно се случва някои промени, промени, смятат, че графиката е просто невъзможно. Преди да се пристъпи към строителния график, мениджърите трябва да брои всички подробности, защото при най-малката промяна на оценката трябва да се прекрои "от нулата" цялата графиката. И това е да не говорим за факта, че възможността да се илюстрира с няколко различни начина едновременно и няма планиране.

Независимо от това, защо имате нужда от диаграма на Гант, програмата (дори и "най-развитите") не е в състояние да покаже консумацията на стойност и ресурсите на определени видове работи, тяхната същност. Така че за много мащабни проекти се използва рядко.

Независимо от това, може да се отрече, че в практиката на управление на проекти, този метод е изключително разпространена - в продължение на повече от век на работа хора са имали възможност да се провери неговата производителност и висока ефективност.