Какво е счетоводно списание и кой има нужда от него?

Работата на персонала във всяко предприятие е немислима без поддържането на регистрационни формуляри. Типовете и особеностите на тях са диктувани от особеностите на даденото предприятие и обикновено се определят по преценка на главата (различни от задължителните формуляри, например, отчитане на трудовите книги и т.н.). Поддържането на други форми не е задължително, но големите предприятия значително улесняват и оптимизират работата на персонала.

Формулярите за регистрация включват дневници и регистрационни книги. Обикновено те се правят от персонала на персонала според предмета на регистрираните документи, като се отчита удобството и целесъобразността. Това може да бъде оформление на книгата или албума на страниците, наличието на графики и колони, които са необходими за този вид счетоводство. Формулярите за регистрация могат да съществуват под формата на специални формуляри, отпечатани по типографски начин (такива форми обикновено се закупуват от предприятието) или се попълват на ръка.

Задължителните реквизити на всеки регистрационен формуляр са името на предприятието и самият формуляр, датата на започване на управлението му, крайната дата на поддръжката, периодът на съхранение, подписът на лицето, определено от лицето, отговорно за поведението. Всички страници на такава книга или списание са извадени, номерирани, зашити заедно и сертифицирани с печата и подписа на главата. Страниците са пълни с писалка от черен, лилав или син цвят в чист почерк, без изтриване и цъфтят. Ако се направи неправилен запис, той трябва да бъде прекръстен с една тънка линия и под вписването на правилната информация. Всяка корекция трябва да бъде заверена с подписа на отговорното лице с датата. При наличие на графата "Бележки", там се въвежда корекционната информация.

Счетоводното списание се позовава на вътрешни документи и не се прехвърля в други отдели. Той се води от лице, което е назначено по заповед на ръководителя, отговарящ за поведението му. След попълването на всички страници счетоводното списание се изпраща в архива на компанията и се съхранява от 3 до 75 години, в зависимост от сроковете за съхранение, приети за различни документи.

Пример за регистрационен формуляр може да бъде дневник за работно време, който се поддържа от много предприятия, въпреки че поведението му не е задължително от закона. Съгласно вътрешните правила работниците през работния ден имат право да напускат работното място само с разрешение на ръководителя, като посочват целта и времето на отсъствие. Това счетоводно списание служи за записване на действителните отработени часове. Състои се по правило от няколко графики (рекорден брой и дата, час на пристигане и заминаване, място на заминаване, подпис на служителя).

Друг пример за регистрационен формуляр е регистърът на инспекциите на юридическо лице или на частния предприемач. Той се позовава на стандартните формуляри, одобрени с № 141 от 30 април 2009 г. от Министерството на икономическото развитие и търговията на Руската федерация и служи за въвеждане на информация за инспекциите от държавните надзорни органи. Такова счетоводно списание е много желателно за всеки ПИ или юридическо лице да се съобрази със закона и да предпазва от неразрешени проверки. Но липсата на това списание не е нарушение, инспекторите записват само факта на отсъствие в акта на проверка.

Това списание се води от проверяваното лице и се попълва от представители на контролиращия орган. Служителите на одитираната организация не трябва да правят вписвания в нея. Лицата, извършващи одита, са задължени да впишат в дневника за целта, обхвата и сроковете си и да уточнят реквизитите на заповедта, въз основа на която се извършва одитът. Ако инспекторите откажат да попълнят колонките на списанието, действията им могат да бъдат обжалвани. Записите в списанието, ако е необходимо, могат да се използват за изясняване на законосъобразността на следващата проверка, а в случай на конфликт те могат да послужат като основание за подаване на молба до висши органи, включително и оплакване до прокуратурата.

Списанието трябва да бъде зашита, номерирано, запечатано от юридическо лице и трябва да съдържа следните колони:

- име на надзорния орган;

- началната дата на проверката, нейния край, времето на поведението;

- правното основание;

- целта и предмета на тази проверка;

- нарушения, открити по време на инспекцията, и указания за елиминирането им;

- Име, длъжност, подпис на лицето, извършващо одита.