Разширен филтър в Excel: примери. Как да направите разширен филтър в Excel и как да го използвате?

Много служители от всички видове организации, които трябва да работят по какъвто и да е начин с Mircosot Excel, независимо дали са обикновени счетоводители или анализатори, често са изправени пред необходимостта да избират редица ценности от огромен набор от данни. За да се опрости изпълнението на тази задача, беше създадена система за филтриране.

Нормален и разширен филтър

Excel предоставя прост филтър, който се изпълнява от раздела "Данни" в английската версия на програмата или с помощта на пряк път на лента с инструменти, която прилича на конусовидна фуния за трансфузия на течност в контейнер с тесен врат.

В повечето случаи този филтър е много оптимален вариант. Но ако трябва да изпълните селекция за голям брой условия (и дори няколко колони, редове и клетки), много се чудят как да направят разширения филтър в Excel. Английската версия се нарича разширен филтър.

Първо използване на разширения филтър

В Excel, по-голямата част от работата се извършва с таблици. Първо, това е удобно, и второ, в един файл можете да запазвате информация на няколко страници (раздели). Над главната таблица е желателно да се създадат няколко реда, най-горната от които е оставена за заглавката, в тези редове са налице условията на разширения Excel филтър. В бъдеще филтърът със сигурност ще бъде променен: ако са необходими повече условия, винаги можете да вмъкнете друг ред на правилното място. Но е желателно между клетките от редица условия и клетки от първоначалните данни да има една неизползвана линия.

Как да използвате разширения филтър в Excel, примери, разгледайте по-долу.

Прилагане на филтър

В таблицата по-горе, линии 1 и 2 са за обхвата на условията, редове от 4 до 7 са за обхвата на необработените данни.

За начало въведете съответните стойности в ред 2, от който разширения филтър в Excel ще бъде отблъснат.

За да стартирате филтъра, изберете клетките на изходните данни, след това изберете раздела "Данни" и съответно кликнете върху бутона "Разширени".

В отворения прозорец се показва обхватът на избраните клетки в полето "Начален обхват". Съгласно дадения пример низът има стойност "$ A $ 4: $ F $ 12".

Полето "Обхват на условието" трябва да бъде попълнено със стойностите "$ A $ 1: $ F $ 2".

Прозорецът също така съдържа две условия:

• Филтрирайте списъка на място;
• Копирайте резултата на друго място.

Първото условие ви позволява да генерирате резултата в пространството, разпределено на клетките от първоначалния диапазон. Второто условие ви позволява да създадете списък с резултати в отделен диапазон, който трябва да бъде посочен в полето "Поставете резултат в диапазона". Потребителят избира удобна опция, например първата, прозорецът "Разширен филтър" в Excel е затворен.

Въз основа на въведените данни филтърът ще генерира следната таблица.

Ако използвате условието "Копиране на резултата до друго местоположение", стойностите от 4 и 5 реда ще се показват в потребителски дефиниран обхват. Оригиналната гама остава непроменена.

Лесна употреба

Описаният метод не е напълно удобен, поради което за подобряване обикновено се използва програмния език VBA, който се използва за създаване на макроси, които позволяват автоматизиране на разширения филтър в Excel.

Ако потребителят има познания за VBA, препоръчително е да проучите редица статии по тази тема и да приложите успешно плана. Ако промените стойностите на клетките от линия 2, разширеният филтър, зададен на Excel, ще се промени обхватът на условията, настройките ще бъдат възстановени, незабавно ще бъдат рестартирани и необходимата информация ще бъде формирана в желания диапазон.

Усложнени заявки

В допълнение към работата с точно определени стойности, разширеният филтър в Excel е в състояние да обработва сложни заявки. Това са вписаните данни, където част от символите се заменя с заместващи символи.

Таблицата със символи за сложни заявки е показана по-долу.

Струва си да знаете, че символът * може да означава произволен брой знаци. Това означава, че с въведената стойност "n *" всички стойности ще бъдат върнати, независимо от броя знаци след буквата "n".

Знакът "?" Означава само един знак.

Пакети от OR и AND

Трябва да сте наясно, че информацията, посочена от един ред в "Обхват на условията", се счита за логически написана (AND) в свързващото устройство. Това означава, че няколко условия се изпълняват едновременно.

Ако данните се записват в една колона, разширеният филтър в Excel се разпознава от свързания логически оператор (OR).

Стойността на таблицата има следната форма:

Обобщителни таблици

Друг начин за филтриране на данните е използването на командата Insert-Table-PivotTable в английската езикова версия.

Таблиците, споменати по-горе, работят по същия начин с предварително зададения диапазон от данни и избират уникални стойности, които трябва да бъдат анализирани допълнително. Всъщност изглежда, че работи с падащ списък от уникални полета (например имената на служител на компанията) и диапазона от стойности, които се показват, когато е избрано уникално поле.

Неудобството при използването на обобщени таблици е необходимостта ръчно да се коригират оригиналните данни, когато се променят такива данни.

заключение

В заключение, трябва да се отбележи, че обхватът на филтрите в Microsoft Excel е много широк и разнообразен. Достатъчно е да приложите въображение и да развиете собствени знания, умения и способности.

Самият филтър е лесен за използване и се научава, че е лесно да се разбере как да използвате разширения филтър в Excel, но е предназначен за случаи, когато е необходимо да се филтрира информацията за малко време за по-нататъшна обработка. По принцип не предвижда работа с големи масиви от информация, дължащи се на обичайния човешки фактор. Тук вече са по-внимателни и усъвършенствани технологии за обработка на информация в Microsoft Excel.

Макросите, написани на езика на VBA, са много популярни. Те ви позволяват да управлявате значителен брой филтри, които помагат да изберете стойности и да ги изведете в съответните диапазони.

Макросите успешно заменят много часове работа, за да съберат обобщени, периодични и други отчети, заменяйки дългото време за анализ на огромни масиви само с едно секундно щракване.

Използването на макроси е оправдано и неудобно. Всеки, който е срещнал нуждата да кандидатства, винаги ще намери, ако е необходимо, достатъчно материал, за да развие знанията си и да търси отговори на въпроси от интерес.