Провеждане на пресконференция: основните правила

Журналистите много оценяват участието в пресконференциите, тъй като те предоставят възможност за получаване на най-подходящата информация от първа ръка. На тях присъстват представители на големи фирми, популярни хора. Има възможност да се обърне внимание на всеки проблем, да се представи нов тип услуги, да се разкаже за успехите, постигнати от компанията. В края на краищата пресконференцията е централно събитие, на което се решават много важни въпроси и задачи. Ето защо е важно да знаете как да организирате събитието правилно.

Големите организации, които се интересуват от обективно отразяване в медиите на тяхната дейност, предварително изготвят план за честотата на пресконференциите. В допълнение, честотата на такива събития говори за доверие в пресата и може да създаде усещане за стабилност. Средните организации трябва сами да определят какво ще бъде оптимално за тях. Журналистите често се канят всеки месец или тримесечно.

След като обмислихме основната тема на събитието (историята за ситуацията на пазара, представянето на нови услуги на компанията, анализа на дейностите за тримесечието), е необходимо да се формулира в широк мащаб. Трябва да звучи така, че да привлече вниманието към предстоящата пресконференция.

Желателно е провеждането на пресконференция да не съвпада с регионални, градски събития или големи събития, които могат да отвлекат вниманието на значителна част от журналистите. Оптималното време за провеждане на пресконференция ще бъде в средата на седмицата, не по-късно от четири следобед. Също така е нежелателно вашето събитие да съвпада с това, което ще се проведе от властите.

При избора на място, където се планира пресконференция, трябва да се пристъпи към възможностите на организацията. Стаята трябва непременно да е достатъчно просторна, за да се настанят поне двадесет души, но от друга страна не трябва да има достатъчно свободно пространство, за да не се създаде чувство за незначителност на събитието. Трябва да обърнете внимание дали има микрофони в стаята, ако е необходимо, да се грижи за наличието на прожекционни екрани. Ако журналистите са поканени от телевизията, те трябва да осигурят безплатно място за приемане на телевизионни камери.

За да се подготви и проведе пресконференция на високо ниво, е необходимо да се състави списък от медии, чиито представители ще участват в събитието. Две седмици преди насрочената конференция журналистите получават съобщения за пресата, както и покани, които съдържат темата на събитието, името на журналиста, датата и мястото на провеждане. Ако адресът е на малко позната улица, е по-добре да предоставите покана със схема за трафик. В навечерието на събитието, за да се изясни броят на гостите, журналистите трябва да се обадят. В края на краищата те могат да забравят за поканата или да не получат съобщение за пресата.

Преди началото на конференцията участниците са регистрирани. Списъкът на поканените журналисти по-късно се приема от домакина на събитието. Да проведе пресконференция Създадена е атмосфера на гостоприемство, трябва да се погрижите за масите за журналисти, на които да поставите имената на медиите.

За журналисти подготвят специални пакети за представяне, съдържащи "листовки", които включват прессъобщение, списък на хората на пресконференцията, промоционални и промоционални материали.

Прессекретарят, който провежда пресконференцията, отваря събитието, оповестява темата си, след това представя хората, които дават пресконференцията. Също така, неговите задължения включват мониторинг на разпоредбите. Секретарят на печата трябва да може да води диалог. Той трябва да попълните паузата, когато се случи разговор.

На масата, зад която стоят лицата, които присъстват на пресконференцията, е необходимо да се поставят плаки с имената им и заеманата позиция. За събития, проектирани за дълго време, трябва да осигурите почивка за кафе пауза, посещение на тоалетна и стаи за пушачи.