Счетоводна документация

Всички икономически и финансови сделки, които се случват на дадена фирма, са отразени в материални обекти с фиксирана информация. Това счетоводни документи, без които е невъзможно да се отчитат всяка дейност. Те са основната връзка в системата на контрол за законосъобразност на извършване на операции, движението на стоковите и материални активи, безопасност на имота, готова продукция, парични оборот.

Срокове и точността на тяхната компилация има пряко въздействие върху цялостното качество на счетоводство. Workflow в счетоводния отдел - движението на документи от началото на подготовката им до пълното изпълнение е завършено. Той се управлява от специален график за подготовка и предаване на документи, и зависи от броя на различните операции, извършени в хода на икономическата и финансова дейност. Колкото повече магазини, обекти, видовете продукти в предприятието, толкова по-голям броят на различните документи, ще бъдат включени в него.

Счетоводни документи са от няколко типа: основен (потребителски), финансов сетълмент и финансови, организационни и административни, статистическа. Документи, записани в информацията, която предоставят за неговото съхранение, сигурност, възможността за прехвърляне, за многократна употреба. Те играят непрекъсната функция на счетоводството.

Най-често срещаните счетоводни документи:

- декларации, кредитни и дебитни нареждания за плащане на пари от касата на предприятието;

- платежни нареждания ;

- разписки, консумативи и фактура;

- пълномощно, договор;

- сметка;

- актове за приемане и предаване и приемане на стоката;

- документация за издаване на богатството;

- директиви, заповеди, актове на одити и обяснителен меморандум, протоколи от срещи, официални писма, актове на Комисията.

Всички те са различни по характер. С подписването на счетоводните документи, всеки служител носи отговорност за достоверността на осъществимостта на операцията, на точността на информацията, отразена в тях.

Счетоводни документи могат да се разделят на 3 групи:

- входящ;

- изходящ;

- вътрешен.

Входящ подава в един поток и документи се обработват специално работник. След получаване и проверка на коректността на дизайна, и (наличието на печати и подписи) са подредени незаписани и записани и изпратени до съответните отдели. Счетоводни документи, като правило, не се записват. Отделът за счетоводството също така получава данни за теглото от други бизнес звена.

Допълнителна обработка на носители на данни, има своите специфики. Получените документи се прехвърлят на работника или служителя, който е фиксиран на съответната част от работата (материалът или финансовите дейности, работни заплати и други).

Един служител проверява пълнотата и точността на оригиналния документ, точността на данните за пълнене, валидността на операцията, логическите връзки между показателите. Приетите документи са систематизирани в хронологичен ред (по дата) и изпълнени листове с памет (спомен ред) или в счетоводните документи.

Формулярът за поръчка на счетоводните записи за съхранение на документи е определен в ръководството за счетоводство.

Осъществяване организационна и административна информация се извършва в съответствие с правилата на съставянето на официални документи.

Проверка и изпращане на изходящите данни е общият поток чрез секретаря или офиса.

При изпращане на проверка на точността на документа (дата на наличност, печати, подписи, всички страници, правилно получателя).